Politique de confidentialité

1. Fournisseur et entreprise cliente

OptiFuel est un service infonuagique (SaaS) dont Neffeti Mahmoud est le propriétaire et le concepteur (« le Fournisseur »). Le Fournisseur exploite l'Application, en assure l'hébergement et le traitement technique, et la fournit à THC (« l'Entreprise »), son entreprise cliente, dans le cadre d'un abonnement. L'Entreprise met l'Application à la disposition de ses chauffeurs dans le cadre de leur emploi ; à ce titre, elle demeure, au sens de la Loi 25, l'organisation responsable des renseignements personnels de ses employés utilisateurs — c'est elle qui décide des finalités du traitement.

Point de contact pour la protection des renseignements personnels : Neffeti Mahmoud — neffeti.mahmoud@gmail.com. Les demandes peuvent aussi être adressées à un administrateur de votre entreprise.

2. Données collectées

• Identité et compte : courriel, nom d'utilisateur, prénom/nom, numéro de camion, mot de passe (stocké chiffré, jamais en clair).
• Connexion : adresse IP et navigateur enregistrés à chaque connexion, à des fins de sécurité (détection d'usage anormal).
• Photos : photo de profil, photo de couverture et photos jointes aux notes clients, si l'Utilisateur choisit d'en ajouter.
• Données opérationnelles : rapports de voyage (dates, kilométrage, activités, clients visités), notes et évaluations laissées sur les clients, préférences de mise en forme des rapports.
• Paie : taux de rémunération configurés par l'administration, utilisés pour générer des estimations.
• Signalements : contenu des problèmes signalés via le formulaire de contact, incluant une capture d'écran optionnelle.

3. Finalités

Ces données servent exclusivement au fonctionnement de l'Application : authentification, génération de rapports et d'estimations de paie, partage d'informations opérationnelles entre chauffeurs d'une même entreprise (clients, prix du carburant), sécurité du service (limitation des tentatives de connexion, journal des connexions) et traitement des signalements. Aucune donnée n'est vendue ni utilisée à des fins publicitaires.

4. Fondement du traitement

Le traitement s'inscrit dans le cadre de la relation de travail entre l'Utilisateur et l'Entreprise : l'Application est un outil professionnel mis à disposition par l'Entreprise. Seules les données nécessaires à cette finalité sont collectées.

5. Sous-traitants et hébergement

Les données sont hébergées et traitées via les prestataires suivants :

• Hetzner — hébergement du serveur applicatif et de la base de données.
• Cloudflare (R2) — stockage des photos (profil, couverture, notes clients) et des captures de signalements.
• Resend — envoi des courriels transactionnels (confirmation de compte, réinitialisation de mot de passe, avertissements).
• Google (Gmail API, Maps API) — récupération automatisée des prix du carburant depuis une boîte courriel dédiée à l'entreprise ; affichage de cartes et calcul d'itinéraires.

6. Conservation et suppression

Les durées de conservation sont les suivantes :

• Compte actif : les données sont conservées tant que le compte est actif.
• Après suppression ou désactivation d'un compte: un courriel d'avertissement est envoyé avant la suppression. Les données d'identité et de compte, ainsi que les photos (profil, couverture, notes clients), sont conservées pendant un délai de grâce de 90 jours — durant lequel un export peut encore être demandé — puis supprimées, y compris des espaces de stockage (Cloudflare R2).
• Journaux de connexion (adresses IP) : conservés au maximum 12 mois, puis supprimés.
• Rapports de voyage: parce qu'ils servent au calcul de la paie, ils peuvent être conservés par l'Entreprise afin de respecter ses obligations comptables et fiscales (généralement jusqu'à 6 ans au Québec), puis supprimés ou dissociés de l'identité de l'Utilisateur.

Comme un compte suspendu ou supprimé n'a plus accès au site, toute demande de suppression, d'accès ou d'export se fait via le formulaire de la page « Compte suspendu ».

7. Sécurité

Mots de passe chiffrés (bcrypt), connexions HTTPS, limitation du nombre de tentatives de connexion par adresse IP, vérification de l'adresse courriel à l'inscription, et révocation immédiate de l'accès lorsqu'un compte est suspendu ou supprimé.

8. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous pouvez demander l'accès à vos renseignements personnels, leur rectification, leur suppression, ou un export dans un format structuré (portabilité), et retirer votre consentement. Le numéro de camion et les photos de profil/couverture sont modifiables directement depuis la page profil. Pour les autres demandes — ou si vous n'avez plus accès au site — utilisez le formulaire de la page « Compte suspendu » ou contactez Neffeti Mahmoud à neffeti.mahmoud@gmail.com.

9. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information du Québec seront avisées, conformément aux obligations de la Loi 25.

10. Cookies

L'Application utilise uniquement un cookie de session nécessaire à l'authentification — aucun cookie publicitaire ni de suivi tiers.

11. Droit applicable

Cette politique est régie par les lois du Québec et du Canada, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (« Loi 25 »).

12. Modifications

Cette politique peut être mise à jour ; les changements significatifs seront communiqués.

13. Contact

Pour toute question relative à vos données : Neffeti Mahmoud — neffeti.mahmoud@gmail.com, ou un administrateur de votre entreprise.